Секретариат

Секретариат решает следующие основные задачи:

• организация и контроль за соблюдением установленных правил ведения несекретного делопроизводства в том числе электронного;

• обеспечение защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

• создание надежной системы разграничения доступа к документам с пометкой «Для служебного пользования»;

• организация и контроль деятельности всех структурных подразделений по защите служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

• хранение и использование первой мастичной гербовой печати;

• организация личного приема граждан, а также организация учета поступления в Университет обращений граждан, в том числе осужденных, лиц, содержащихся под стражей, обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

• организация и ведение архивной работы в Университете.

Основные функции секретариата:

В соответствии с возложенными на него задачами секретариат выполняет следующие основные функции:

• обеспечивает своевременное рассмотрение и подготовку служебных документов на доклад начальнику Университета, а также направление поступивших служебных документов, не требующих доклада начальнику Университета, на рассмотрение заместителям начальника Университета и начальникам структурных подразделений;

• обеспечивает ведение единой политики в области документирования и документооборота Университета;

• ведет учет поручений начальника Университета по рассмотренным служебным документам и обеспечение их направления в соответствующие структурные подразделения Университета;

• ведет делопроизводство в информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» в учреждениях и органах УИС (далее – ИС СЭД УИС) в части регистрации поступающей в Университет корреспонденции, доклада начальнику Университета и передачи исполнителям входящих документов, нормативно-правовых актов, обращений граждан, внутренних документов, организационно-распорядительных документов;

• осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения документов, поставленных на контроль в том числе организационно-распорядительных и иных документов ФСИН России;

• организует получение входящей и отправки исходящей корреспонденции через Управление федеральной почтовой связи Санкт-Петербурга и Ленинградской области, Управление Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации по Северо-Западному федеральному округу а также получение входящей корреспонденции по ИС СЭД УИС, АПК REX-400;

• организует работу по заключению государственных контрактов по направлению деятельности секретариата;

• обобщает сведения, полученные от структурных подразделений Университета, об объемах документооборота, систематический анализ служебной переписки, составление единой сводки, 1 раз в полугодие представляет в управление делами ФСИН России сведения об объемах документооборота в Университете;

• подготавливает на основании предложений структурных подразделений Университета сводную номенклатуру дел, представляет ее на рассмотрение в экспертную комиссию и утверждение начальнику Университета;

• представляет предложения руководству Университета по возможным путям оптимизации объемов документооборота;

• осуществляет учет журналов;

• в соответствии со сводной номенклатурой дел Университета заводит необходимые дела и журналы;

• заверяет первой мастичной гербовой печатью документы, не требующие нотариального заверения, в пределах своей компетенции;

• осуществляет учет, хранение и выдачу штампов и печатей организации;

• систематизирует и хранит оригиналы организационно-распорядительных документов Университета в соответствии с их сроками хранения;

• осуществляет методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Университета, контроль за функционированием системы делопроизводства;

• организует, координирует и контролирует деятельность других структурных подразделений Университета по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

• участвует в разработке нормативно-методических документов Университета по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

• принимает меры по выявлению и закрытию возможных каналов утечки служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

• информирует начальника Университета или лицо, исполняющее его обязанности, о фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), либо разглашения этой информации для выяснения обстоятельств утраты или разглашения;

• участвует в проведении служебных проверок в случае утраты либо хищения носителей сведений служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

• организует проведение занятий, инструктажей и разъяснительной работы по ведению несекретного делопроизводства;

• организует учет магнитных носителей информации, отдельных листов, сейфов и металлических хранилищ, печатей и штампов, документов с пометкой «Для служебного пользования»;

• организует создание необходимых условий работы с документами с пометкой «Для служебного пользования»;

• организует и ведет учет поступивших и разработанных документов с пометкой «Для служебного пользования» в книгах и журналах учета установленной формы, их хранение, размножение, рассылку, уничтожение;

• обеспечивает своевременное ознакомление поступивших документов с пометкой «Для служебного пользования» адресатам и в соответствии с резолюциями руководства Университета ознакомление с ними исполнителей;

• организует работу приемной начальника Университета;

• организует личный прием граждан руководством Университета;

• организует прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в Университет обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения в порядке, установленном действующим законодательством, и обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

• регистрирует обращения граждан, поступающие в Университет, в системе ИС СЭД УИС и в журнале установленной формы;

• обеспечивает деятельность комиссии по работе с обращениями граждан, осуществляет контроль за принятыми решениями;

• осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, сроков направления ответов заявителю;

• обобщает, систематизирует и хранит материалы по работе с обращениями граждан;

• представляет ежеквартально в ФКУ НИИИТ ФСИН России отчет по форме ФСИН-1 раздел 14 по обращениям граждан;

• осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность архивных документов, образующихся в результате деятельности Университета для их использования в научных, исторических, исследовательских целях, при решении социально-правовых вопросов сотрудниками Университета;

• контролирует соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

• выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов сотрудникам Университета, архивные справки;

• ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

• осуществляет отбор и уничтожение журналов и дел с истекшими сроками хранения;

• готовит и согласовывает с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга проект номенклатуры дел Университета, сводные описи дел постоянного срока хранения;

• контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях Университета, а также подготовку дел для передачи в архив Университета;

• организует методическое руководство организацией и ведением архивной работы в структурных подразделениях Университета;

• принимает описи на дела постоянного срока хранения, подлежащие сдаче в архив, от структурных подразделений Университета;

• организует и обеспечивает уничтожение документов, журналов и номенклатурных дел с истекшими сроками хранения в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденной  приказом ФСИН России     от 10 августа 2011 г. № 463, и приказа ФСИН России от 2 сентября 2022 г. № 523 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения»;

• готовит предложения руководству Университета о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативных документов по ведению несекретного делопроизводства в том числе электронного, а также работы с обращениями граждан в Университете;

• выполняет иные функции, связанные с ведением несекретного делопроизводства, в том числе защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), работы с обращениями граждан, а также архивной работы.

Положение о секретариате утверждено приказом Университета ФСИН России  от 10.01.2024 № 3